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Organizzazione convention Osnago, ecco come fare a realizzare un convention perfetto, senza tralasciare nulla!
Organizzare un convention è un grossissimo lavoro e questo a prescindere dall’entità del convention. Che sia un convention di dottori o un convention di agenti commerciali il modus operandi è sempre lo stesso! Tra poco vi daremo un vademecum stilato in base alla nostra esperienza; Wedding Planner Italy
è un’agenzia specializzata in matrimoni internazionali ma non rifiuta mai l’organizzazione dei convention, specie se la sfida è tosta
Organizzazione convention Osnago cosa serve e come fare!
Definire lo scopo, il formato e la data!
Sembra abbastanza ovvio, ma vale la pena approfondire questo aspetto. Dovete formulare il vostro obiettivo nel modo più specifico possibile.
Ricordatevi che sia realistico e raggiungibile, fatevi sempre la domanda perché sto organizzando questo convention e quali sono gli obiettivi?
Esistono varie tipologie di convention:
- Aziendali.
- Comizi politici.
- Riunioni di interesse, sociale o culturale.
- Eventi sportivi o manifestazioni sportive.
I convention possono avere frequenze differenti:
- Convention unico, è il tipo più comune è fine a se stesso e non si ripete.
- Convention ricorrente è un convention che si ripete periodicamente.
- Serie di convention è come una convention ricorrente, ma i dettagli differiscono da un convention all’altro.
Tra loro hanno obiettivi differenti per tempi, modalità, spazi, processi di comunicazione pre e post evento, rituali, supporti tecnici e contributi professionali molto diversi tra loro.
Il formato del convention dipenderà dalla risposta alla prima domanda.
Cosa intendiamo per formato?
I tempi e la durata, la distribuzione dei ruoli all’interno della squadra, il layout della sala, la ristorazione, il suono etc. La data infine, potrebbe essere già preimpostata per un convention ricorrente, ma se questo è un nuovo evento, bisogna assicurarsi di avere abbastanza tempo! In funzione della tipologia del convention la tempistica può cambiare ma idealmente 4-6 mesi d’anticipo sono corretti. Ultimo appunto attenzione alle feste religiose e le ricorrenze ed è anche meglio evitare i periodi delle vacanze scolastiche.
Chiamaci ora siamo a vostra disposizione! +390297136106
Presta sufficiente attenzione alla pianificazione
Il piano organizzativo deve includere la logistica, i contenuti e la promozione del convention. È una buona idea creare un documento disponibile per l’intero team in cui ogni membro è in grado di vedere i compiti degli altri e il quadro generale.
Prima di tutto, prepara un elenco dei compiti principali, quindi esponili nel modo più dettagliato possibile sotto forma di passaggi specifici che devono essere completati.
È importante designare i tempi del piano: il tempo necessario per completare un’attività. Questo aspetto è spesso sottovalutato con la conseguenza che la preparazione va più lentamente di quanto previsto.
P.S. puoi affidarti a varie risorse per questo, ad esempio i modelli di Google oppure di Trello, ma anche un semplice Excel non ti deluderà.
Ogni Convention richiede uno sforzo di più persone, la squadra!
Prendi in considerazione la possibilità di identificare più responsabili per i differenti settori, ad esempio:
- Gestione della sede.
- Sezione tecnica audio e video .
- Ristorazione e relax.
- Pubblicità.
- Sponsor.
Pensa al tuo budget considerando l’imprevedibile
In base all’elenco delle attività, considera il budget. Prevedere sempre una riserva in caso di situazioni imprevedibili. È sempre meglio pensare prima all’eventualità e tenersi coperti finanziariamente.
I dettagli fanno la differenza!
Se vuoi sorprendere piacevolmente i tuoi ospiti, pensa a tutto fino nel più piccolo dettaglio. Chi saluterà i partecipanti e come, quale musica verrà diffusa nella sala, come si registreranno/accederanno gli ospiti. Cosa far durante le pause, insomma bisogna cercare di sorprendere le persone e creare l’effetto wow.
L’obiettivo è superare le loro aspettative nelle cose più ordinarie. Questo è esattamente ciò che crea la sensazione di un convention ben organizzato.
Controlla e ricontrolla
Controllare sempre di persona è fondamentale. Come ti sentiresti se non ci fossero servizi igienici per disabili oppure se l’attrezzatura non dovesse passare dalla porta? La cosa migliore è controllare preventivamente e anticipare i problemi.
Delegare e controllare
Non si può fare tutto da soli quindi è fondamentale distribuire compiti tra i membri del team, non solo nella fase di preparazione ma anche durante l’evento. Assegnare le responsabilità per settore è fondamentale ma ricordarsi di eseguire sempre una supervisione dei reparti, lo è ancora di più.
Comunica l’evento al tuo pubblico
Non sottovalutare il tempo necessario per la promozione dell’evento. Quando scegli i medi partner, concentrati solo su quelli che hanno come target il tuo pubblico. È meglio avere pochi partner ma mirati, piuttosto che parlare dell’evento a un pubblico generico.
Crea un messaggio chiave che verrà trasmesso nei differenti canali. Assicurati che sia breve e che trasmetta accuratamente l’idea dell’evento al tuo pubblico.
Presta attenzione al servizio
Assicurati che tu e la tua squadra siate sempre ben disposti verso i partecipanti, relatori e partner etc. Affrontare i loro problemi o domande, soddisfando le loro aspettative, anche quando ci sono degli imprevisti, fa la differenza. A fine giornata la gente si ricorda di come è stata trattata è dell’atmosfera che si respirava.
Esegui un controllo finale, 24 ore prima dell’evento
Assicurarsi di avere fatto tutto è un compito da affidare alla lista di controllo! Con una lista di controllo, debitamente preparata in anticipo, si può procedere serenamente al controllo prima dell’evento. È tutto a posto, funzionante, fatto in tempo?
Chiedi un feedback
Dopo un evento in genere si è stremati e felici ma c’è una cosa ancora da fare che ti aiuterà a capire com’è stato percepito l’evento. Chiedi ai partecipanti di compilare un modulo di valutazione stampato alla fine dell’evento o un modulo online quando arrivano a casa.
Chiedete loro di valutare vari aspetti dell’evento: logistica, relatori, luoghi e il lavoro degli organizzatori. Questa informazione ti aiuterà a evitare errori in futuro e a migliorare la qualità dei tuoi eventi.
