Organizzazione eventi Canzo

Organizzazione eventi Canzo, ecco come fare a realizzare un evento perfetto, senza dimenticarsi nulla!

Organizzare eventi è un gran lavoro e questo a prescindere dal tipo d’evento. Che sia un concerto allo stadio o un matrimonio, che ci crediate o meno, il modus operandi è sempre lo stesso! Tra poco vi daremo un vademecum stilato in base alla nostra esperienza; Wedding Planner Italy
è un’agenzia specializzata in matrimoni ma non rifiuta mai l’organizzazione di un evento specie se la sfida è tosta!

Organizzazione eventi Canzo scopri come fare!

Definisci lo scopo, il formato e la data!

Sembra abbastanza ovvio, ma vale la pena avere un approccio critico a questo problema. Formulare il vostro obiettivo nel modo più specifico possibile. Ricordati che sia realistico e raggiungibile, fatti sempre la domanda perché sto organizzando questo evento e cosa spero di ottenere? Ad esempio:

1. Vuoi trasmettere dei concetti ai partecipanti oppure vuoi esprimere gratitudine ai partner?
2. Devi raccogliere fondi per un progetto o offrire agli ospiti uno spettacolo indimenticabile?

Il formato dell’evento dipenderà dalla risposta alla prima domanda. Cosa intendiamo per formato?

I tempi e la durata, la distribuzione dei ruoli all’interno della squadra, il layout della sala, la ristorazione e il suono etc. La data potrebbe essere già preimpostata per un evento ricorrente, ma se questo è un nuovo evento, assicurati di avere abbastanza tempo! Considera la tipologia dell’evento ma idealmente dovresti avere 4-6 mesi. Ricordati le feste religiose e le ricorrenze evita i periodi delle vacanze scolastiche.

Presta sufficiente attenzione alla pianificazione!

Il piano dovrebbe includere la logistica, i contenuti e la promozione dell’evento. Creare un documento disponibile per l’intero team in cui ogni membro sarebbe in grado di vedere i compiti degli altri e il quadro generale.

Prima di tutto, prepara un elenco dei compiti principali, quindi esponili nel modo più dettagliato possibile sotto forma di passaggi specifici che devono essere completati. È importante designare i tempi del piano: il tempo necessario per completare un’attività. Questo aspetto è spesso sottovalutato con la conseguenza che la preparazione va più lentamente di quanto previsto.

P.S. puoi affidarti a varie risorse per questo ad esempio i modelli Google oppure Trello, ma anche un semplice Excel non ti deluderà.

Ogni evento richiede uno sforzo di più persone, una squadra! Prendi in considerazione la possibilità di identificare più responsabili per differenti settori, ad esempio:

• Gestione della sede.
• Altoparlanti.
• Divertimento.
• Pubblicità.
• Sponsor.
• Gestione dei volontari.

Pensa al tuo budget considerando l’imprevedibile

Guarda l’elenco delle attività e rifletterle nel tuo budget. Pensa sempre a una riserva in caso di situazioni imprevedibili. Per esempio, un giorno di pioggia durante la preparazione di un evento all’aperto che ti costringe a spostare l’attrezzatura, investendo tempo e denaro.

È sempre meglio pensare prima all’eventualità e tenersi coperti finanziariamente.

I dettagli fanno la differenza!

Se vuoi sorprendere piacevolmente i tuoi ospiti, pensa a tutto fino nel più piccolo dettaglio. Chi saluterà i partecipanti e come, quale musica verrà suonata, come si registreranno/accederanno gli ospiti. Cosa far durante le pause, insomma cerca di sorprendere le persone e creare l’effetto wow.

L’obiettivo è superare le loro aspettative nelle cose più ordinarie. Questo è esattamente ciò che crea la sensazione di un evento indimenticabile.

Controlla e ricontrolla

Controllare sempre di persona è fondamentale. Come ti sentiresti se non ci fossero servizi igienici per disabili oppure se l’attrezzatura non passa dalla porta? La cosa migliore è controllare preventivamente e anticipare i problemi.

Delegare e controllare

Non puoi fare tutto da solo quindi è fondamentale distribuire compiti tra i membri del team, non solo nella fase di preparazione ma anche durante l’evento. Assegnare le responsabilità per settore è fondamentale ma ricordati di eseguire sempre una supervisione dei reparti.

Comunica l’evento al tuo pubblico 

Non sottovalutare il tempo necessario per la promozione dell’evento. Quando scegli i medi partner, concentrati solo su quelli che hanno come target il tuo pubblico.

È meglio avere pochi partner ma mirati, piuttosto che parlare dell’evento a un pubblico generico.
Crea un messaggio chiave che verrà trasmesso nei differenti canali. Assicurati che sia breve e che trasmetta accuratamente l’idea dell’evento al tuo pubblico.

Presta attenzione al servizio

Assicurati che tu e la tua squadra siate sempre ben disposti verso i partecipanti, relatori e partner etc. Affrontare i loro problemi o domande, soddisfando le loro aspettative, anche quando ci sono degli imprevisti, fa la differenza. A fine giornata la gente si ricorda di come è stata trattata è dell’atmosfera che si respirava.

Esegui un controllo finale, 24 ore prima dell’evento

Assicurarsi di avere fatto tutto è un compito da affidare alla lista di controllo! Con una lista di controllo, debitamente preparata in anticipo, si può procedere serenamente al controllo prima dell’evento. È tutto a posto, funzionante, fatto in tempo?

Chiedi un feedback

Dopo un evento in genere si è stremati e felici ma c’è una cosa ancora da fare che ti aiuterà a capire com’è stato percepito l’evento. Chiedi ai partecipanti di compilare un modulo di valutazione stampato alla fine dell’evento o un modulo online quando arrivano a casa.

Chiedete loro di valutare vari aspetti dell’evento: logistica, relatori se è una conferenza, luoghi e il lavoro degli organizzatori. Questa informazione ti aiuterà a evitare errori in futuro e a migliorare la qualità dei tuoi eventi.

Qualunque evento organizzi, sii ottimista e non aver paura delle sorprese e il tuo evento sarà un successo!

Speriamo che il nostro vademecum Organizzazione eventi Canzo ti sia piaciuto. Se desideri organizzare un evento affidandoti a dei professionisti chiamaci, saremo lieti di incontrarti e darti il nostro supporto.

Chiamaci ora siamo a vostra disposizione! +390297136106