Organizzazione eventi no profit Milano

Organizzazione eventi no profit Milano, che cosa serve per realizzarle al meglio?

Le organizzazioni no profit in generale possono organizzare eventi per la raccolta fondi essenzialmente con tre modalità:

• In modo autonomo, facendosi aiutare dai propri aderenti / volontari.
• Da un’agenzia esterna che organizza l’evento su commissione dell’organizzazione.
• Da terzi (persone fisiche che organizzano l’evento di propria spontanea volontà per beneficenza ad una associazione)

Organizzazione eventi no profit Milano, come ottenere il massimo!

Membri del personale qualificato

La chiave per qualsiasi organizzazione, ma in particolare per questo tipo d’evento è il personale.

Com’è composto lo staff? È allineato al consiglio di amministrazione; lavorano tutti per gli stessi obiettivi? Esiste un manuale organizzativo che descriva chiaramente il lavoro. Lo staff è correttamente formato e informato?

Chi si occupa di gestire il flusso organizzativo è indispensabile che possa contare su uno staff reattivo che rema nella stessa direzione. Più qualificato è il personale è la maggiore probabilità di raggiungere il successo. Ci vuole tempo e denaro per addestrare le persone a lavorare insieme e imparare il loro lavoro e lavorare come una squadra. Il turnover del personale è costoso e può ridurre la produttività e inibire la capacità di mantenere e raggiungere gli obiettivi.

Il denaro conta!

Organizzazione eventi no profit Milano

Una organizzazione non profit non è diversa da qualsiasi attività commerciale, indipendentemente da quanto sia meritevole il vostro obiettivo se siete senza soldi, siete fuori dal mercato. Un evento no profit è l’occasione giusta per fare cassa. Questo significa che i soldi vanno gestiti al meglio, reinvestendo sempre una quota in attività di crescita, formazione e sviluppo.

Vediamo ora come realizzare una programmazione ottimale per il vostro evento.

1- Definire gli obiettivi

Gli obiettivi di un congresso devono essere S.m.a.r.t. Specifici, Misurabili, ambiziosi, realistici, tempestivi.
Stabilire con chiarezza gli obiettivi e metterli nero su bianco, dà modo di controllare se ogni livello di progettazione dell’evento è coerente col precedente. Obiettivi poco chiari saranno più difficili da valutare e misurare entro il periodo. Obiettivi troppo ambiziosi si possono trasformare in fattori demotivanti compromettendo la produttività del team.

2- Individuate il formato e la data!

In funzione degli obiettivi si può definire il format da seguire ovvero i tempi, la durata, il layout, la ristorazione, il suono, etc. La data potrebbe essere già preimpostata perché si tratta di evento ricorrente, ma se questo è un nuovo evento, assicuratevi di avere abbastanza tempo! In ultimo se la data la dovete fissare ricordatevi le feste religiose e le ricorrenze evita i periodi delle vacanze scolastiche.

3- Pianificazione

Il piano dovrebbe includere la logistica, i contenuti e la promozione dell’evento. Creare un documento disponibile per l’intero team in cui ogni membro è in grado di vedere i compiti degli altri e il quadro generale. Prima di tutto, preparate un elenco dei compiti principali, quindi poneteli nel modo più dettagliato possibile sotto forma di passaggi specifici che devono essere completati. È importante designare i tempi del piano: il tempo necessario per completare un’attività. Questo aspetto è spesso sottovalutato con la conseguenza che la preparazione va più lentamente di quanto previsto.

Come consiglio ci si può affidare a varie risorse per questo, ad esempio i modelli Google oppure Trello, ma anche un semplice Excel non vi deluderà.

Ogni congresso richiede uno sforzo di più persone, una squadra! Prendete in considerazione la possibilità di identificare più responsabili per differenti settori, ad esempio:

• Gestione della sede.
• Sezione tecnica audio e video.
• Divertimento.
• Pubblicità.
• Sponsor.
• Gestione dei volontari.

4- Budget e imprevisti

L’elenco delle attività che avete creato deve riflettere il vostro budget. Non solo bisogna sempre prevedere per ogni attività una cifra che copra gli imprevisti. Non tutte le attività sono a rischio imprevisti fortunatamente ma questo vi consente di ripartire in modo adeguato il budget. È sempre meglio pensare prima ad un eventuale imprevisto e tenersi coperti finanziariamente.

5- I dettagli sono tutto!

Se volete sorprendere i vostri ospiti, dovete curare i dettagli. Negli Eventi no profit Milano questo aspetto è molto rilevante perché si gioca molto sui sentimenti, tuttavia sorprendere gli ospiti significa dargli un’emozione che rimarrà impressa nella memoria. Questo significa andare oltre le aspettative del pubblico ma anche dell’organizzazione che riceverà donazioni più generose.

6- Controllare e ricontrollare

La potenza è nulla senza il controllo. Come ti sentiresti se non ci fossero servizi igienici per disabili oppure se l’attrezzatura non passa dalla porta? La cosa migliore è controllare preventivamente e anticipare i problemi.

7- Delegare e controllare

Chiunque sia il responsabile dell’evento non può essere onnipresente. È fondamentale distribuire i compiti tra i membri del team, non solo nella fase di preparazione ma anche durante l’evento. Assegnare le responsabilità per settore e stabilire un calendario di controlli che risalgono al responsabile finale è prioritario.

8- Comunica l’evento al pubblico giusto!

Quando si ragiona sul target del pubblico da colpire è fondamentale individuare i migliori canali sui quali investire per fare arrivare la comunicazione. Social media, passaggi in tv, radio, cartelloni etc. tutto deve essere studiato per raggiungere il maggior numero di persone a target, non il maggior numero di persone. Creare un messaggio univoco, breve e che trasmetta l’idea dell’evento, è una strategia vincente.

9- Eseguire un controllo, 24 ore prima dell’evento!

Predisporre una lista di controllo in fase di pianificazione con la tecnica della “pianificazione inversa” Come suggerisce il nome, questo processo inizia con la definizione dell’obiettivo finale desiderato, per poi muoversi di passo in passo all’indietro nel tempo e pianificare ogni singola fase necessaria per raggiungerlo. Una volta raggiunto il punto di partenza, avrete un piano completo per il vostro evento.

Organizzazione eventi no profit Milano

10- Chiedete un feedback!

Trovare modi e tempi giusti per ottenere il feedback dai vostri ospiti, in modo efficace e convincente è l’ultima sfida che dovete sostenere.

Questa informazione vi aiuterà a evitare errori in futuro e a migliorare la qualità degli eventi. Non solo in un certo senso fidelizza il vostro pubblico. Concentratevi affinché la richiesta del feedback sia:

1. Tempestiva, inoltrate il questionario entro 24 ore dall’evento, a prescindere dal canale di contatto (telefono, email, social network, App, chat).
2. Utilizzate un linguaggio chiaro, facilmente comprensibile da chiunque.
3. Limitare al massimo tempo e sforzi a carico del cliente, altrimenti molto probabilmente non compilerà il questionario.

Qualunque evento organizzi, siate ottimisti e non abbiate paura delle sorprese!

Speriamo che il nostro vademecum Organizzazione eventi no profit Milano vi sia piaciuto. Se desiderate organizzare un evento con la collaborazione di seri professionisti, Wedding Planner Italy
è a vostra disposizione come consulenza, supporto esterno o partner.

Contattaci ora siamo molto lieti di potervi aiutare! +390297136106