Organizzazione eventi sociali Milano

Organizzazione eventi sociali Milano, per definizione sono quelli che coinvolgono un elevato numero di persone e che conseguentemente sono gestiti e promossi da un’organizzazione.

Quali sono e come si cura l’organizzazione eventi sociali Milano?

Sotto questa categoria rientrano 10 sottocategorie che a loro volta raggruppano altri eventi. Vediamo quali sono:

• Eventi patrocinati dalle Nazioni Unite
• Competizioni
• Eventi culturali‎
• Elezioni
• Fiere
• Eventi per il gioco
• Eventi LGBT‎
• Premi‎
• Eventi studenteschi‎
• Eventi tradizionali‎

Ognuna di queste categorie raggruppa a sua volta, una nutrita schiera di eventi che a seconda della città o della tematica si

differenziano ulteriormente ad esempio la sottocategoria fiere diventa:

• Fiere di arte contemporanea‎
• Fiere dei videogiochi
  • Electronic Entertainment Expo
• Fiere del fumetto e dell’animazione
  • Lucca Comics & Games‎
• Fiere del libro
• Fiere per nazionalità:
  • Francia‎
  • Germania‎
  • Italia
    • Manifestazioni fieristiche di:
      • Bologna
      • Genova
      • Milano.

Ci fermiamo qui perché l’elenco è abbastanza lungo ma quello che abbiamo riportato è sufficiente a far capire che di eventi ne esistono molti e sono classificati.  Tutti gli eventi hanno un comune denominatore l’organizzazione che pur cambiando il contesto resta sempre la stessa.

Per organizzare una competizione sportiva o una fiera, sebbene siano ambiti differenti, si utilizza sempre lo stesso sistema organizzativo con ovvie differenze dettate dalla categoria dell’evento.

Vediamo quindi che schema seguire per organizzare un evento sociale.

Organizzazione eventi sociali Milano

1- Definisci i tuoi obiettivi

Gli obiettivi degli eventi sono soprattutto quelli di:

• Affermare il valore di un’istituzione o di un brand.
• Creare emozione e stimolare un piacevole ricordo.
• Fornire informazioni e approfondimenti.
• Creare un’occasione di incontro tra persone, interessate allo stesso tema.
• Avere una copertura mediatica.

2- Definito l’obiettivo del vostro evento individuate il formato e la data!

In funzione dell’obiettivo si può definire il format da seguire ovvero i tempi, la durata, il layout, la ristorazione, il suono, etc. La data potrebbe essere già preimpostata perché si tratta di evento ricorrente, ma se questo è un nuovo evento, assicuratevi di avere abbastanza tempo! In ultimo se la data la dovete fissare ricordatevi le feste religiose e le ricorrenze evita i periodi delle vacanze scolastiche.

3- Pianificazione

Il piano dovrebbe includere la logistica, i contenuti e la promozione dell’evento. Creare un documento disponibile per l’intero team in cui ogni membro è in grado di vedere i compiti degli altri e il quadro generale. Prima di tutto, preparate un elenco dei compiti principali, quindi poneteli nel modo più dettagliato possibile sotto forma di passaggi specifici che devono essere completati. È importante designare i tempi del piano: il tempo necessario per completare un’attività. Questo aspetto è spesso sottovalutato con la conseguenza che la preparazione va più lentamente di quanto previsto.

Come consiglio ci si può affidare a varie risorse per questo, ad esempio i modelli Google oppure Trello, ma anche un semplice Excel non vi deluderà.

Ogni evento richiede uno sforzo di più persone, una squadra! Prendete in considerazione la possibilità di identificare più responsabili per differenti settori, ad esempio:

• Gestione della sede.
• Altoparlanti.
• Divertimento.
• Pubblicità.
• Sponsor.
• Gestione dei volontari.

4- Budget e imprevisti

Organizzazione eventi sociali Milano

L’elenco delle attività che avete creato deve riflettere il vostro budget. Non solo bisogna sempre prevedere per ogni attività una cifra che copra gli imprevisti. Non tutte le attività sono a rischio imprevisti fortunatamente ma questo vi consente di ripartire in modo adeguato il budget. È sempre meglio pensare prima ad un eventuale imprevisto e tenersi coperti finanziariamente.

5- I dettagli sono tutto!

Se volete sorprendere i vostri ospiti, dovete curare i dettagli. Spesso negli Eventi sociali Milano si ragiona per garantire un obiettivo funzionale, tuttavia sorprendere gli ospiti significa dargli un’emozione che rimarrà impressa nella memoria. I dettagli fanno la differenza e vengono notati, cercare di sorprendere il vostro pubblico farà superare le loro aspettative.

6- Controllare e ricontrollare

La potenza é nulla senza il controllo. Come ti sentiresti se non ci fossero servizi igienici per disabili oppure se l’attrezzatura non passa dalla porta? La cosa migliore è controllare preventivamente e anticipare i problemi.

7- Delegare e controllare

Chiunque sia il responsabile dell’evento non può essere onnipresente. È fondamentale distribuire i compiti tra i membri del team, non solo nella fase di preparazione ma anche durante l’evento. Assegnare le responsabilità per settore e stabilire un calendario di controlli che risalgono al responsabile finale è prioritario.

8- Comunica l’evento al pubblico giusto!

Quando si ragiona sul target del pubblico da colpire è fondamentale individuare i migliori canali sui quali investire per fare arrivare la comunicazione. Social media, passaggi in tv, radio, cartelloni etc. tutto deve essere studiato per raggiungere il maggior numero di persone a target, non il maggior numero di persone. Creare un messaggio univoco, breve e che trasmetta l’idea dell’evento, è una strategia vincente.

9- Eseguire un controllo, 24 ore prima dell’evento!

Predisporre una lista di controllo in fase di pianificazione con la tecnica della “pianificazione inversa” Come suggerisce il nome, questo processo inizia con la definizione dell’obiettivo finale desiderato, per poi muoversi di passo in passo all’indietro nel tempo e pianificare ogni singola fase necessaria per raggiungerlo. Una volta raggiunto il punto di partenza, avrete un piano completo per il vostro evento.

10- Infine chiedete un feedback!

Trovare modi e tempi giusti per ottenere il feedback dai vostri ospiti, in modo efficace e convincente è l’ultima sfida che dovete sostenere.

Questa informazione vi aiuterà a evitare errori in futuro e a migliorare la qualità degli eventi.

Concentratevi affinché la richiesta del feedback sia:

1. Tempestiva, inoltrate il questionario entro 24 ore dall’evento, a prescindere dal canale di contatto (telefono, email, social network, App, chat).
2. Utilizzate un linguaggio chiaro, facilmente comprensibile da chiunque.
3. Limitare al massimo tempo e sforzi a carico del cliente, altrimenti molto probabilmente non compilerà il questionario.

Qualunque evento organizzi, siate ottimisti e soprattutto, non abbiate paura delle sorprese!

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Speriamo che il nostro vademecum, organizzazione eventi sociali Milano, vi sia piaciuto.

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